Organisation des structures

Les centres d'accueil ci-dessous doivent servir de point de repère à tous les responsables:

1) Coordination  de Rome2) Coordination de zone3) Secrétariat de paroisse

Le Centre de Coordination de Rome, chargé de l'accueil,  sert de trait d'union entre le comité italien  pour les JMJ2000 et le diocèse de Rome. Toutes les informations relatives aux JMJ2000 passent par ce Centre qui a le contrôle des données relatives à l'organisation de l'accueil dans les différentes structures (réception de toutes les données, vérification des ressources au niveau de chaque entreprise, informations sur la distribution des repas, indications des lieux de catéchèses et des rencontres pour les jeunes (IncontraGiovani). Ce bureau réunit les collaborateurs du Comité Italien pour les JMJ2000. L'octroi des logements, l'accueil et la confirmation des inscriptions arrivent au centre de coordination de zone uniquement après être passé par le Centre de Coordination de Rome.Le Centre de Coordination de Rome a pour charge de rendre accessible les lieux  mis à disposition et de créer, le cas échéant, de nouveaux services hygiéniques et des douches (en fonction du nombre des jeunes qui y seront accueillis) en collaboration avec les autorités de la ville.
Ce Centre fera appel à un centre nombre de bénévoles du Centre Volontariat pour chaque point d'hébergement. La priorité sera bien sûr donnée aux bénévoles de Rome qui habitent le secteur.
Les bénévoles des JMJ s'occuperont de la préparation des lieux d'accueil – paroisses, Instituts religieux, écoles, etc -  et seront chargés de remettre de l'ordre avant de quitter les lieux.
Le Centre de Coordination de zone s'appuie sur une zone d'accueil ( soit une des 27 zones de mission à Rome), fait la liaison entre le centre de Coordination de Rome et les différents secrétariats de paroisses. Les paroisses y trouveront tous les renseignements utiles à l'accueil et pourront faire état de leurs exigences ou des problèmes auxquels sont confrontés ou risquent de se confronter leurs secrétariats respectifs ( le centre essaiera alors de résoudre le problème directement ou fera appel au Centre de Rome). Actuellement, la coordination de Zone est gérée par un ou des responsables de la pastorale des jeunes  de la préfecture ( suivant la zone de mission de référence) et par un coordinateur de zone.
Il est suggéré qu'un coordinateur de zone, pour se lancer dans la création de son propre secrétariat , s'appuie sur une Paroisse très active, qu'il entretienne des contacts permanents avec les différents responsables de Paroisses.

Le Secrétariat de paroisse connaît tous les endroits où seront accueillis et répartis les pèlerins (paroisses, instituts religieux, écoles publiques et privées, familles) et devra coordonner l'accueil dans le territoire dépendant de la paroisse en restant en contact avec les responsables des différentes structures d'accueil, et avec les pèlerins durant toute la durée des JMJ2000; il informera également des conditions prévues pour chaque événement de manière à ce que tout se passe bien. Actuellement, chaque Secrétariat devrait réunir des responsables paroissiaux pour les JMJ, des responsables des écoles catholiques et d'Instituts religieux (le Centre de Coordination de Rome doit avoir leur signalement).

Rôles immédiats:

• Création d'une carte paroissiale signalant:
   les lieux d'accueil catholiques (écoles catholiques, instituts religieux, Universités Pontificales, Séminaires, salles de sport, etc.), les écoles publiques (maternelle, primaire, cours moyen, cours supérieur, Université), les centres sportifs, les parcs publics (à pouvoir utiliser pour l'Incontragiovani, ou pour des campements) les services publics de quartier (ex. Cabines de téléphone, hôpitaux, etc.);

• Fixer un calendrier de rendez-vous pour  unir les initiatives de Paroisse sur le Jubilé et celles, plus spécifiques, des JMJ2000.

• Installer un guichet d'information sur les JMJ (programme des Journées, mise à jour du nombre de pèlerins qu'il est jusqu'ici possible de recevoir sur le territoire paroissial, la liste des lieux d'accueil possibles, la liste des familles disposées à recevoir des pèlerins).

• Préparation de la Journée d'information diocésaine sur les JMJ qui aura lieu Dimanche 17 octobre 1999.

• Donner des renseignements sur le volontariat des romains et sur l'hospitalité dans les familles.

• Recensement des tentes devant être prêtées aux jeunes vivant en plein air sur le territoire paroissial.

• Attirer et impliquer les Instituts Religieux et les Ecoles Catholiques du territoire dépendant de la paroisse: certains d'entre eux ont nommé un représentant pour l'accueil; il est bon que cette personne soit au courant des initiatives qui sont prises pour les JMJ2000 (leur disponibilité à collaborer avec le secrétariat paroissial est envisageable). De toute manière, il est important que les Instituts et les Ecoles du territoire soient tenus informés de toutes les initiatives proposées pour l'accueil.