La struttura organizzativa

I centri di riferimento che ogni responsabile deve tenere presenti per l’accoglienza sono:

1) Coordinamento Romano 2) Coordinamento di zona 3) Segreteria parrocchiale

Il Coordinamento Romano gestisce l’organizzazione dell’accoglienza e tiene i contatti tra il comitato italiano per la GMG 2000 e la diocesi di Roma. Attraverso il Coordinamento arrivano tutte le informazioni sulla GMG 2000 e sarà il coordinamento ad organizzare e supportare l’accoglienza nei vari enti (raccolta di tutti i dati sulla ricettività, verifica delle risorse di ogni ente, informazioni sulla distribuzione dei pasti, indicazioni dei luoghi di catechesi e degli IncontraGiovani). L’ufficio è composto da collaboratori del Comitato Italiano per la GMG 2000. L’assegnazione degli alloggi, l’accoglienza e la conferma delle iscrizioni deve arrivare al coordinamento di zona unicamente tramite il Coordinamento Romano.

Il Coordinamento Romano si occuperà di rendere idonei i luoghi che offrono la loro disponibilità con eventuale integrazione dei servizi igienici e delle docce necessarie (in proporzione al numero dei giovani che verranno ospitati) in collaborazione con le autorità cittadine.

Il Coordinamento Romano si occuperà di richiedere al Centro per il Volontariato un numero sufficiente di volontari per ogni luogo di alloggio. La precedenza verrà data, ovviamente, ai volontari romani che già vivono nella zona.

Tutti i locali che verranno utilizzati – parrocchie, Istituti religiosi, scuole, ecc. - saranno preparati precedentemente dai volontari per la GMG e saranno, da loro, risistemati successivamente, in modo tale che ogni luogo sia lasciato come era stato trovato.

il Coordinamento di zona fa riferimento ad una zona di accoglienza (ovvero una delle 27 zone missionarie di Roma), tiene i contatti tra il Coordinamento romano e le segreterie parrocchiali. Questo sarà il luogo dove verranno distribuite le informazioni sull’accoglienza ad ogni parrocchia e dove ci si farà carico (riferendo al coordinamento romano o risolvendo direttamente quando possibile) delle necessità che emergono o emergeranno dalle Segreterie parrocchiali. Attualmente il coordinamento di zona è composto dal o dai responsabili di pastorale giovanile di prefettura (a seconda della zona missionaria di riferimento) e da un coordinatore di zona.

Come suggerimento, un coordinatore di zona per iniziare a costruire una sua segreteria dovrebbe far riferimento ad una Parrocchia molto vitale. Inoltre il coordinatore dovrebbe trovare dei canali informativi veloci tra lui ed i vari responsabili delle Parrocchie.

La Segreteria parrocchiale è una segreteria che conosce la dislocazione di tutti i luoghi dove saranno ospitati i pellegrini (parrocchia, istituti religiosi, scuole pubbliche e private, famiglie) e dovrà coordinare l’accoglienza nel territorio parrocchiale tenendo i contatti sia con i responsabili dei vari enti d’accoglienza, sia con gli ospitati durante la GMG 2000; dovrà inoltre distribuire le informazioni per vivere bene l’evento. Attualmente ogni Segreteria parrocchiale dovrebbe essere composta dai responsabili parrocchiali per la GMG, dai responsabili delle scuole cattoliche e degli istituti religiosi (i responsabili devono essere segnalati al Coordinamento Romano).

Compiti immediati:

• Creazione di una mappa parrocchiale evidenziando:
  i luoghi di accoglienza cattolici (scuole cattoliche, istituti religiosi, Università Pontificie, Seminari, palestre, ecc.), le scuole pubbliche (materne, elementari, medie, superiori, Università), i campi sportivi, i parchi pubblici (da poter utilizzare sia per l'Incontragiovani, sia per tendopoli) i servizi pubblici del quartiere (es. cabine telefoniche, ospedali, ecc.);

• Fissare un calendario di appuntamenti per legare le iniziative della Parrocchia sul Giubileo alle iniziative specifiche per la GMG 2000.

• Preparazione di uno sportello informativo sulla GMG (programma delle Giornate, aggiornamento del numero dei pellegrini che finora è possibile ospitare nel territorio parrocchiale, elenco dei luoghi dove è possibile ospitare, l’elenco delle famiglie che faranno accoglienza).
  Lo sportello dovrebbe entrare in funzione da ottobre 1999.

• Preparazione della Giornata informativa diocesana sulla GMG che si svolgerà Domenica 17 ottobre 1999.

• Dare informazioni sul volontariato dei romani e sull’ospitalità nelle famiglie.

• Censimento delle tende che potranno essere prese in prestito per ospitare i giovani in luoghi all’aperto nel territorio parrocchiale.

• Coinvolgere gli Istituti Religiosi e le Scuole Cattoliche sul territorio parrocchiale: alcuni di loro hanno nominato un referente per l’accoglienza; è bene che sia informato sulle iniziative che si prendono per la GMG 2000 (si potrebbe verificare la loro disponibilità a collaborare con la segreteria parrocchiale). In ogni caso è importante tenere aggiornati sia gli Istituti sia le Scuole del territorio sulle varie iniziative proposte per l’accoglienza.