Los centros de referencias que cada responsable debe tener presente para la acogida son:

1) Coordinamiento Romano 2) Coordinamiento de zona 3) Secretaría parroquial

El Coordinamiento Romano administra y dirige la organización del acogimiento y mantiene los contactos entre el comité italiano para la JMJ 2000 y la diócesis de Roma. A través del Coordinamiento llegan todas las informaciones relativas a la JMJ 2000, será el coordinamiento a organizar y apoyar el acogimiento en las distintos sedes (recolección de todos datos sobre la receptividad, verifica de las reservas de cada ente, informaciones sobre la distribución de las comidas, indicaciones de los lugares de catequesis y de los incontragiovani). La oficina está formada por los colaboradores del Comité Italiano para la JMJ 2000. La asignación de los alojamientos, la acogida y la confirmación de las inscripciones tienen que llegar al coordinamiento de zona unicamente a través del Coordinamiento-Romano.

El Coordinamiento Romano se ocupará de verificar la idoneidad de los lugares que ofrecen su disponibilidad con eventual integración de los adecuados servicios higiénicos y de las duchas necesarias (en proporción al número de jóvenes que serán alojados) con la colaboración de los representantes de las autoridades civiles.

El Coordinamiento Romano se ocupará de pedir al Centro para el Voluntariado un número suficiente de voluntarios para cada lugar de alojamiento. La precedencia será otorgada, obviamente, a los voluntarios romanos que viven en la zona.

Todos los locales que serán utilizados – parroquias, Institutos religiosos, escuelas, etc. – serán preparadas con anterioridad por parte de los voluntarios de la JMJ, serán ellos mismos, a proceder sucesivamente a reordenar, en modo tal que cada sitio sea dejado en las mismas condiciones en la cuales había sido consignado.

El Coordinamiento de zona hace referencia ad una zona de acogimiento (o sea una de las 27 zonas misionarias de Roma), mantiene los contactos entre el Coordinamiento romano y las secretarías parroquiales. Este será el sitios donde vendrán distribuidas las informaciones sobre el acogimiento en cada parroquia y donde se ocuparán (refiriendo al coordinamiento romano o resolviendo directamente cada vez que sea posible) de las necesidades que surjan o pudierán surgir desde las Secretarías parroquiales. Actualmente el coordinamiento de zona está formado por el o los responsables de las pastorales juveniles de perfectura (según de la zona misionera de referencia) y de un coordinador de zona.

Sugerimos, a cada coordinador de zona, que para iniciar a construir su propia secretaría tendría que hacer referencia a una Parroquia dinámica y de gran vitalidad. Además el coordinador tendría que encontrar los canales informativos rápidos y eficientes entre él y los demás responsables Parroquiales.

La Secretaría parroquial es una secretaría que conoce la dislocación de todos los sitios donde serán hospedados los peregrinos (parroquia, institutos religiosos, escuelas públicas y privadas, familias, etc.) y tendrá que coordinar el acogimiento en el territorio parroquial manteniendo los contactos ya sea con los responsables de los distintios entes de acogimiento, ya sea con los huépedes durante la JMJ 2000; tendrá además que distribuir las informaciones indispensables para disfrutar lo mejor posible del evento. Actualmente cada Secreataría parroquial debería ser formada por los responsables parroquiales para la JMJ, por los responsables de las escuelas católicas y de los institutos religiosos (los responsables deben ser señalados al Coordinamiento Romano).

Tareas inmediatas:

• Creación de un plano parroquial poniendo en evidencia: los sitios de acogimiento católicos (escuelas católicas, institutos religiosos, Universidades Pontificias, Seminarios, gimnasios, etc.), las escuelas públicas (jardines de infantes, primarias, secundarias, niveles terciarios, Universidades), los campos de deporte, los parques públicos (que puedan ser utilizados sea para los Incontragiovani, sea para las tendopoli o acampamentos) los servicios públicos del barrio (ej. cabinas telefónicas, hospitales, etc.);
  
• Establecer un calendario de citas para adjuntar a las iniciativas Parroquiales del Jubileo, las iniciativas específicas para la JMJ 2000.
  
• Preparación de una ventanilla informativa sobre la JMJ (programa de la Jornadas, actualización del número de los peregrinos que hasta el momento es posible hospedar en el territorio parroquial, lista de los sitios donde es posible hospedar, lista de las familias disponibles a recibir peregrinos en la propia casa).
  La ventanilla de información tendría que empezar a funcionar desde el mes de octubre de 1999.
  
• Preparación de la Jornada informativa diócesana sobre la JMJ que se desarrollará el domingo 17 de octubre de 1999.
  
• Dar informaciones sobre el voluntariado de los romanos y sobre la disponibilidad de hospitalidad en las familias.
  
• Censimiento de las tiendas o carpas que pudierán ser utilizadas en prestamo para alojar los jóvenes - a la intemperie - en el territorio parroquial.
  
• Interesar y comprometer a los Institutos Religiosos y a las Escuelas Católicas presentes en el territorio parroquial: algunas de ellas han nombrado un referente para el acogimiento, es oportuno que sea adecuadamente informado respecto a las iniciativas que se desarrollarán para la JMJ 2000 (se podría verificar su disponibilidad a colaborar con la secretaría parroquial). En todo caso es importante tener actualizados sea los Institutos sea las Escuelas del territorio respecto a las distintas iniciativas propuestas para el acogimiento.